OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS
Communications de l'OEB
Mise à jour du communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 15 novembre 2018, concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence1
Les demandeurs et leurs mandataires peuvent demander qu'un entretien ou qu'une procédure orale devant une division d'examen soient organisés sous forme de visioconférence. Étant donné le recours accru à la visioconférence IP/basée sur Internet et suite à l'adoption d'une nouvelle plateforme de communication, l'OEB propose désormais à cet effet une technologie et des modalités plus conviviales.
La technologie IP (SIP, H.323, systèmes basés sur le web et systèmes hérités sécurisés) sera utilisée pour les visioconférences. La personne qui est à l'origine de la demande de visioconférence recevra un lien électronique lui permettant d'établir une connexion avec l'OEB s'il y est fait droit.
En raison de l'utilisation réduite des connexions RNIS, l'OEB ne prendra plus en charge la visioconférence par RNIS à partir de la fin 2018.
1. Modalités de demande d'une visioconférence
Toute demande d'entretien ou de procédure orale à organiser sous forme de visioconférence doit être déposée auprès de l'OEB selon les modalités en vigueur pour toute autre requête concernant une demande de brevet européen en instance.
Afin de faciliter la réservation des salles, la demande de visioconférence doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la demande d'entretien ou de procédure orale. Il convient de noter que si la date de l'entretien ou de la procédure orale a déjà été fixée lorsque la visioconférence est demandée, l'indisponibilité des installations de visioconférence n'est pas un motif valable pour reporter cette date.
Les procédures orales sous forme de visioconférence sont équivalentes à celles qui sont tenues de façon traditionnelle dans les locaux de l'OEB. Par conséquent, une requête tendant à recourir à nouveau à la procédure orale devant la même instance (que ce soit par visioconférence ou sous une autre forme) peut être rejetée pour autant que les parties ainsi que les faits de la cause soient les mêmes (article 116(1) CBE). Il convient de souligner que la décision de faire droit à la demande de procédure orale sous forme de visioconférence relève du pouvoir d'appréciation de la division d'examen (voir point 2).
2. Organisation d'une visioconférence
Le premier examinateur, dans le cas d'une demande d'entretien à organiser sous forme de visioconférence, ou la division d'examen, dans le cas d'une procédure orale, sont investis d'un pouvoir d'appréciation et décideront au cas par cas de l'opportunité d'une visioconférence.
S'il ne peut être fait droit à la demande, la personne qui en est à l'origine sera informée par une notification précisant les motifs du refus. Les décisions rendues ne seront pas susceptibles de recours. S'il est fait droit à la demande, la personne qui en est à l'origine sera contactée afin de fixer la date et l'heure de la visioconférence, qui devra se tenir un jour ouvrable et lors des heures de travail de l'Office. La date, l'heure, ainsi que les données de contact à utiliser pour établir la connexion en vue de la visioconférence seront confirmées par une notification écrite, par télécopie ou par courrier électronique avec mention de toutes les informations supplémentaires pertinentes. En demandant la tenue d'une visioconférence, le demandeur accepte de recevoir par courrier électronique les informations nécessaires à l'organisation d'une visioconférence (Communiqué, en date du 12 septembre 2000, relatif à l'échange de correspondance avec l'Office par courrier électronique, JO OEB 2000, 458). Une notification comportant les informations sur l'organisation d'une visioconférence ne remplace pas la citation à la procédure orale.
3. Équipement et coûts
Les studios de visioconférence de l'OEB sont destinés uniquement à un usage interne. Par conséquent, le demandeur ou son mandataire ne peuvent les utiliser pour leurs propres besoins.
Le demandeur ou son mandataire doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond aux critères techniques mentionnés dans la notification autorisant la visioconférence. Ils sont invités à établir une connexion avec un système de démonstration bien avant la tenue de la procédure orale.
L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour l'organisation d'un entretien ou d'une procédure orale sous forme de visioconférence. La personne ayant demandé la visioconférence ne devra prendre à sa charge que les coûts de sa propre connexion au réseau Internet.
De plus amples informations sur la technologie et la procédure utilisées pour la conduite d'entretiens et de procédures orales sous forme de visioconférence seront publiées sur le site Internet de l'OEB.
1 La présente mise à jour remplace les communiqués précédents concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence (JO OEB 2012, 354).